Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre Düzenleme Yönergesi

1. AMAÇ
Bu yönerge, Derneğin en kapsamlı etkinliği olan Ulusal Radyoloji Kongresini düzenleme sırasında uyulması gereken ilkeleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM
Ulusal Radyoloji Kongresinin düzenlenmesi sırasında, kongrenin ihale edilmesi, çalışılacak firmanın yükümlülüklerinin belirlenmesi ile yapılacak çalışmaları yürütecek organların oluşumu ve çalışma şekilleri, kongrede gerçekleştirilmesi istenilen bilimsel ve sosyal etkinliklerin ülke genelindeki tüm Radyoloji uzman ve asistanlarının gereksinmelerini nitelik ve nicelik bakımından karşılayacak şekilde düzenlenmesi, düzenlemelerde Türk Tabipleri Birliği Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu'nun belirlemiş olduğu bilimsel ve etik kurallara uyulması esasları bu yönerge ile düzenlenmiştir. Bu yönergede yer almayan konular için "Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre İhalesi İdari Şartnamesi", "Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre İhalesi Teknik Şartnamesi” dikkate alınacaktır.

3. DAYANAK
Bu yönergede yer alan esaslar TRD Tüzüğü'nün 27. Maddesi ile Türk Tabipleri Birliği- Uzmanlık Dernekleri Koordinasyon Kurulu'nun (TTB-UDEK) bilimsel etkinliklerde uyulması beklenen etik kurallar yönergesine uygun olarak düzenlenmiştir.
 
4. TANIMLAR
Bu yönergede geçen; TRD: Türk Radyoloji Derneğini, TRD-MYK : Türk Radyoloji Derneği Merkez Yönetim Kurulu'nu, KDK: Kongre düzenleme kurulu’nu, TÜRKRAD: Ulusal Radyoloji Kongresi'ni, TTB-UDEK: Türk Tabipleri Birliği Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu'nu, FİRMA: Kongre ihalesi sonucunda kongre düzenlemeye hak kazanan yüklenici firmayı ifade eder.  

5. GÖREV DAĞILIMI

KONGRE BAŞKANI

1. TRD Başkanı, kongre başkanı olarak görev yapar
2. Tüm faaliyetlerin usulüne uygun gerçekleşmesinden sorumludur.
3. Kongrenin tüm planlama ve hazırlık aşamalarını yönetir.
4. Uygun gördüğü aralarda kongre sorumluluk alanlarına göre başkan vekilinden ve kongre sekreterinden, bilimsel program konusunda bilimsel kurul başkanından bilgi alarak kongrenin başarılı bir şekilde planlanması ve gerçekleştirilmesinden sorumludur.
5. Uygun gördüğü anda bilimsel program ve sosyal program planlamasına katılır. 

KONGRE BAŞKAN VEKİLİ

1. TRD Başkan vekili, kongre başkan vekili olarak görev yapar
2. Kongre teknik şartnamesini bir önceki şartnameden yararlanarak günceller ve MYK ya sunar.
3. Yüklenici firmanın kongre sırasında şartname kurallarına uygun hizmet sunumunu denetler.
4. Kongre Bilimsel Başkanının öngördüğü bilimsel programa uyacak şekilde bilimsel konu başlıklarına göre toplantıların salonlara dağılımının ana şemasını oluşturarak KDK’ya sunar. Toplantılarda çakışmaların önlenmesi ve toplantı mekanlarının zaman dilimlerine göre etkin olararak kullanımından sorumludur.
5. Bu koordinasyonu yapabilmek için Kongre Bilimsel Kurulu toplantılarına katılır.
6. Sosyal programdan sorumludur.
7. Katılımcı memnuniyet geri bildiriminin hazırlanması ve değerlendirilmesinden sorumludur. 

KONGRE SEKRETERİ

1. TRD genel sekreteri, kongre sekreteri olarak görev yapar.
2. Kongre ile ilgili tüm yazışmalar kongre sekreterinin eliyle yürütülür. Bu koordinasyonu yapabilmek için Kongre Bilimsel Kurulu toplantılarına katılır. 
3. İhaleden sonra kongreye kadar olan dönemde firma ile kongre öncesi hazırlıkların programını oluşturur ve kongre hazırlık aşamasında firma yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediğini denetler.
4. Kongre yapılan merkez ile ilişkileri yönetir.
5. Sergi alanlarının düzenlemesini denetler.
6. Sponsor firmalar ile ilgili faaliyetleri yönetir.
7. Basılı ve görsel materyal hazırlanmasından sorumludur.
8. Toplantı salonlarının düzen ve organizasyonunu denetler.

KONGRE SAYMANI

1. TRD saymanı, kongre saymanı olarak görev yapar
2. Kongrenin mali portresinin tümünü yönetir.
3. Harcamaların ihale şartnamesine uygun olmasını sağlar.
4. Firma ödemelerinin zamanında ve uygun bir şekilde gerçekleşmesini sağlar.

KONGRE BİLİMSEL BAŞKANI

1. Bilimsel birikimi göz önünde bulundurularak TRD-MYK tarafından seçilir. Bir önceki yılın başkan yardımcısı sonraki yıl bilimsel başkan olarak görev yapar. Kongre ile ilgili icraatlarında Kongre Başkanı’na ve Kongre Düzenleme Kurulu’na karşı sorumludur.
2. Kongre bilimsel programından sorumludur. Bu sorumluluğunu yerine getirirken, Bilimsel  kurulunu toplar, ana konu başlıklarını tasarlayarak yönetim kuruluna ana konuyu önerir.
3.  Bilimsel programın hazırlanmasında Bilimsel Kurul’a başkanlık eder.
4. Bildiri değerlendirme kurulunu oluşturur ve denetler.

KONGRE BİLİMSEL BAŞKAN YARDIMCISI

1. Kongre Bilimsel Başkanı’nın yardımcısı olarak çalışır. İcraatlarında Kongre Bilimsel Başkanı’na karşı sorumludur. Bilimsel birikimi göz önüne alınarak TRD-MYK tarafından seçilir. Bilimsel başkan yardımcısı bir sonraki yıl bilimsel başkan olarak görev yapar.
2. Günün olguları ve film değerlendirme oturumunu planlar. Kongre Bilimsel Başkanı’nın onayına sunar.
3. Poster ve sözlü bildiri ödüllendirme etkinliklerini düzenler. Kongre Bilimsel Başkanı’nın onayına sunar.
4. Bilimsel başkanın görüş ve önerilerini alarak, poster ve sözlü bildiri ödüllendirme jürilerini belirler.  Bu jüriler Kongre Düzenleme Kurulu tarafından onaylanır.   

6. KURULLAR

KONGRE DÜZENLEME KURULU

1. TRD-MYK üyeleri, kongre bilimsel başkan ve başkan vekilinden oluşur. Başkanlığını TRD-MYK Başkanı yapar.
2. İlgili başlıklarda belirlenen kişi ve kurulları oluşturur.
3. Kongrenin hazırlık sürecinde belirli aralarla toplanarak süreci gözden geçirir.  

KONGRE BİLİMSEL KURULU

1.  Bu kurul radyolojik yöntem ya da sistem radyolojisi alanlarını temsil eden, TRD çalışma grubu üyesi ya da yapılmış protokollere ve TRD Eşgüdüm Kurulu kararlarına göre hareket eden radyoloji yan dal dernekleri üyesi birer kişiden oluşur. Kongre Düzenleme Kurulu bu kurulun oluşabilmesi için çalışma grupları ve yan dal derneklerinden birer temsilci talep eder. Yan dal dernek ve çalışma grubu temsilcileri üst üste 3 (üç) kongre bu kurulda görev alamazlar. 

2.  Kongre Bilimsel Kurulu’na Kongre Bilimsel Başkanı başkanlık eder. Yardımcısı Kongre Bilimsel Başkan Yardımcısı’dır.

3.  Bu kurulun fonksiyonu kongrenin bilimsel programını en mükemmel şekilde hazırlamak ve KDK’nın onayına sunmaktır. 

BİLDİRİ DEĞERLENDİRME KURULU

1. Bilimsel başkanın talebiyle, Bilimsel Kurul tarafından belirlenen üyelerden oluşur.
2. Üye sayısı bilimsel başkan tarafından belirlenir ve Kongre Düzenleme Kurulu tarafından onaylanır.
3. Kongrede sunum için başvurusu yapılan poster ve sözlü bildirilerin kabulü için denetleme yapar.
4. Kurulun ana amacı başvurulan bildirilerin bilimsel ve eğitici özellikleri olanları seçerek kongrenin yeterli bilimsel seviyede olabilmesinin sağlanması ve sözlü bildirilere ilgi ve katılımın arttırılmasının sağlanmasıdır.
5. Bu kurul seçilmiş bildirilerin belirlenmesi kuruluna sunulacak aday bildirilerin seçilmesinden de sorumludur. 

7. GÖREVLER VE İLKELER  
7.1. Kongre organizasyon firmasının ve kongre yerinin seçimi:
TRD-MYK uygun kongre yerini ve yetkili turizm acentesini seçebilir ve sözleşme yapabilir. Bu yönergenin eki olan "TRD Kongre İhale Şartnamesi"ne uygun olarak başvuran otel ve turizm acentelerinden birisini, önceki deneyimler, firmanın verdiği güven ve referanslar, radyoloji topluluğu ve radyoloji endüstrisinden aldığı geri bildirimleri göz önünde tutarak ihale yöntemi ile seçer.

7.2. Konuşmacıların seçimi:

Konuşmacıları ve konu başlıklarını Bilimsel başkan  Kongre Bilimsel Kurulu’nun önerilerini alarak kendisi belirler. Güncel konuların katılımcıya aktarılması için yabancı konuşmacıların sayısı ve niteliği KDK tarafından, belirlenir. Konuşmacılar için çağrı TRD adına Kongre Başkanı, Kongre Başkan Vekili ya da Kongre Sekreteri tarafından yapılır.

7.3. Kongre tarihi, dili, ana konu seçimi ve kredilendirmesi:

TÜRKRAD, her yıl tercihen  Ekim’in ikinci yarısı ya da Kasım’ın ilk yarısında en az dört tam günü dolduracak şekilde düzenlenir. Kongre tarihinin, Radyoloji ile ilgili uluslararası toplantı tarihleri ile çakışmamasına özen gösterilir. Kongre dili Türkçe’dir. Kongrede işlenecek ana konu ya da konular Kongre bilimsel başkanının önerisiyle KDK toplantısında kararlaştırılır. Bilimsel Program ve Sosyal Program MYK onayı alındıktan sonra uygulamaya girer. KDK tarafından Ulusal Kongre 2. duyurusu (son duyuru) ile TTB'ye başvurarak kredilendirme işlemi yapılır.

7.4. Kongre katılım ve konaklama ücretleri:

Katılımcıların kongre kayıt ücretleri, kongrenin olduğu yılın ocak ayında belirlenen 1. dereceden 4. kademe uzman hekim net maaşının üçte birini geçmeyecek şekilde, TRD-MYK tarafından belirlenir. On-site kayıt ücreti en yüksek olacak şekilde düzenlemeler yapar. TRD üyesi katılımcıların katılım ücreti, diğer katılımcılara göre daha düşük olarak tespit edilir.

8. YÖNERGE DEĞİŞİKLİĞİ VE YÜRÜRLÜK
Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre Düzenleme Yönergesindeki değişiklik ve ilaveleri TRD MYK yapar. Bu yönerge hükümleri TRD MYK toplantısında onaylanarak yürürlüğe girer.

Ek 1:   Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre İhalesi İdari Şartnamesi

Ek 2:   Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre İhalesi Teknik Şartnamesi

19 Mart 2010 tarihli TRD MYK toplantısında alınan karar ile bu yönerge yürürlüğü girmiştir. Bu tarih itibari ile 4 Eylül 2009 tarihli (karar sıra no: 79, madde 4) eski yönerge iptal olmuştur.