Türk Radyoloji Derneği Kongre Teknik Şartnamesi

Türk Radyoloji Derneği 31. ve 32. Ulusal Radyoloji Kongresi Kongre Teknik Şartnamesi

1. Bu şartnamenin konusu 2010 ve 2011 yılı içinde DERNEK ev sahipliğinde, kesin tarihin ve kongre otelinin daha sonra belirleneceği "31. ve 32. Türk Radyoloji Kongresi (kısaca KONGRE olarak anılacaktır) organizasyonu ile ilgili olup, DERNEK ve YÜKLENİCİ FİRMA (Kısaca FİRMA olarak anılacaktır) arasındaki işbirliği koşullarını içermektedir.

2. Kongre tarihi ve yeri belirlendikten sonra FİRMA 15 gün içinde, gerçekleştirilmesi planlanan organizasyonda 'İş-Zaman Çizelgesi' hazırlayarak vereceği hizmetlerin zaman dilimindeki dağılımı hakkında Kongre Düzenleme Kurulu'na bilgi verecektir.

3. Kongre ile ilgili tüm işlemler KDK onayı alınması kaydı ile FİRMA tarafından yürütülecektir. Bu kapsama, kayıt, konaklama hizmetleri, sosyal programlar, transferler, turlar, kongre otelindeki sponsorluk ve sergi hizmetleri, konferans hizmetleri ve lojistik dahildir. KDK bu hizmetler kapsamında başka bir kurum ve kuruluş aracılığı ile kongre için işbirliği yapmamayı taahhüt eder.

4. Firma tarafından kongre öncesi verilecek hizmetler

4.1.Kongre iletişimi ve Kongre Bürosu;

Sözleşmenin imzalanıp yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, firma kongreye hizmet vermek üzere Kongre öncesi hazırlıklarda KDK'na yardımcı olabilmesi için, İngilizce dil bilen ve kongre konusunda tecrübeli bir proje koordinatörü ve asistanı derneğe tayin edecektir. Bu kişiler her türlü bilimsel ve sosyal yazışmaları dernek kontrolü altında yapacak olup, tüm yazışmalarla ilgili raporları KDK sekreterine ve bilimsel sekretaryaya sunacaktır. Firma tarafından gerek firmalarla gerek misafir ve katılımcılarla yapılan yazışmalar KDK sekretaryasına günlük olarak bildirilecektir.

4.2. Kongre Web Sayfasının Oluşturulması

Kongre hazırlıklarına başlandıktan sonra firma elektronik ortamdan iletişim için kongreye özel web sayfası hazırlayıp kongrenin ismine uygun (www.turkrad2010.org, www.turkrad2011.org ) bir web adresi ile sayfayı aktif hale getirip hizmete sunacaktır. Tüm kongre kayıt, konaklama ve bildiri özet formları, online olarak doldurulup anında merkezi kayıt sistemine ulaşacaktır. Bildiri değerlendirmelerinin KDK tarafından belirlenecek hakemler tarafından online olarak yapılması sağlanacaktır. Firma bu web sayfasından sorumlu bir eleman belirleyerek tüm iletişim bilgilerini derneğe bildirecektir. Dernek ve KDK'nın web sayfasındaki istekleri bu kişi tarafından karşılanacaktır. Kongre ile ilgili her türlü bilgi online yedeklenecek ve kongre web sayfasıyla ilgili çıkabilecek tüm sorunlardan direkt firma sorumlu olacaktır. Bununla ilgili firma dernekten hiçbir ücret talep etmeyecektir.

4.3. Bildiri Kabul Sistemi

Kongrede bütün bildiriler online olarak kabul edilecektir. İlgili firmanın kendi bünyesi içerisinde bu yazılıma sahip olması ya da çalıştığı bilişim firmasının bu yazılımı uyguladığına dair belge sunması gerekmektedir. Dernek bu sistem için ilgili firmaya ek bir ücret ödemeyecektir.
Bildirilerin hakemler tarafından değerlendirilmesi; online olarak gerçekleştirilecek ve kabul edilen poster bildirilerin girişi elektronik (e-poster) olarak yapılacaktır. Toplanan elektronik posterler kongre süresince yeterli sayıda (min. 18 adet 42 inch dikey yerleşimli olarak kullanılabilen LCD Monitor) e-poster terminali ya da kiosk ile katılımcılara sunulacak ve kongre sonrasında tüm posterler derneğin web sayfasında yayınlanacaktır. Yukarıda tariflenen bildiri kabul ve değerlendirme sistemi ve elektronik poster sistemi yazılımlarının TRD KDK ve TRD bilimsel kurulunun öngördüğü kriterlere göre değiştirilmesi veya iyileştirilmesi durumunda bu yazılımların telif ve kullanım hakkı Türk Radyoloji Derneğine ait olacaktır.

E-poster ile ilgili olması gereken özellikler: Kongrede bilimsel amaçlı yazılı ve resimli bilimsel verilerin, sunulmasını en üst düzeyde sağlayacak şekilde olmalıdır. Özellikle görselliğe dayalı olan radyoloji disiplininde görsel verilerin maksimum verimle sunulabilmesi hedeflenecektir. Bu amaçla kullanılan yazılımda resimlerin, yazılı metinlerle bir bütün içerisinde izleyiciye sunulması sağlanacaktır. E posterlerin poster ve bildiri başvuru süresinden önce sunucu tarafından internet aracılığıyla metin ve resimlerin uygun yerleştirilebilmesine olanaklı bir yazılımla kabülü sağlanacak, daha sonra poster değerlendirme aşamasında, internet aracılığı ile poster değerlendiricilere gönderilebilecek ve son aşamada kongrede katılımcıların sunumuna açılacaktır. Posterlerin ana formatı belirlenirken seçenekler KDK nın görüşüne sunulacak ve radyolojiye en uygun yazılım seçeneği tercih edilecektir. Kabul edilen ve formatları istenen şekilde oluşturulmuş olan eposterlerin ihalenin ilgili maddesinde belirtilen geniş ekranlı sistemlerde sunumu sağlanacaktır. Sunumda resim ve yazılar son düzenlemesinde bir bütünlük içinde olacaktır. izleyiciler posterleri, konu başlığı, yazar başlığı anahtar kelime gibi tarama seçenekleriyle tarayabileceklerdir. Eposterler kongre katılımcılarına CD ile verilecek ve derneğin web sayfasına önceki yılın posterleri ile birlikte konulacaktır.

4.4. Haberleşme

KDK ve firma arasında yapılan her türlü iletişim maksimum düzeyde yazılı ortamda elektronik posta aracılığı ile gerçekleştirilecektir. Taraflar arasında ortaya çıkabilecek itilaflarda yazılı belgeler geçerli olacaktır. Kongrenin katılımcılar ve kurumlarla ilgili yazışmaları haberleşme ve postalama işlemleri firma tarafından yürütülecektir.

4.5. Kongre Duyuruları ve Basılı Malzemeler

4.5.1. Kongre Logosunun Belirlenmesi;
31. ve 32. Ulusal Radyoloji Kongresi'ne ait olacak ve tüm Kongre dökümanlarında kullanılacak olan logo için, profesyonelce hazırlanmış logo alternatifleri ve ayrıca sunumlardan önce ya da aralarda perdeye yansıtılan kongre logolu profesyonelce hazırlanmış film alternatifleri KDK komitesine bilgilerine sunacaktır.

4.5.2. Antetli Kağıt ve Zarflar;
Tüm kongre yazışmalarında kullanılmak üzere profesyonelce hazırlanan kongre logosu, dernek logosu, düzenleme kurulu ve yazışma adreslerinin bulunduğu antetli kağıt ve antetli zarf için alternatifler hazırlanıp KDK’na firma tarafından sunulacaktır.

4.5.3. Birinci Duyuru
Birinci duyurunun kapağında, kongrenin adı, tarihi, yeri, dernek ve kongre logosu, yazışma adresleri ve kongrenin web sayfası gibi bilgiler bulunacaktır.

4.5.4. İkinci Duyuru
Birinci duyuruya bağlı kalarak, derneğin isteği doğrultusunda gerekli sayıda basılacaktır. Birinci duyurunun ışığı altında içeriği aynı ancak daha kapsamlı bir duyuru hazırlanacaktır. Bilimsel program, tarih ve saatleriyle son şeklini alıp, sunulacaktır.

4.5.5. Kongre Posterleri
Kongre adı, tarihi, yeri, dernek ve kongre logosu, yazışma adresleri ve kongre web sayfası gibi bilgilerin bulunduğu, daha sonra kongre duyurularında da kullanılacak olan bir tasarımla bütünleştirilerek, kongrenin duyurulması ve katılımcı sayısının arttırılması amacı ile Kongre organizasyon komitesinin istediği tüm devlet, üniversite hastaneleri ve polikliniklere asılması firma tarafından sağlanacaktır.

4.5.6. Cep Kitapçığı

Katılımcı sayısı kadar hazırlanacak olan, kongrede yapılacak sunumların başlıklarının, sunucu isimlerinin ve kongre alanının krokisinin ve bulunduğu el kitabı şeklinde küçük boyutlarda cep kitapçığı hazırlanacaktır. Bu kitapçıkların yedekleri Firma masasında bulunacak olup istenildiği taktirde katılımcılara tekrardan verilecektir.

4.5.7. Kurs Kitabı

Davetli konuşmacıların hazırlamış olduğu yazıların yer aldığı geniş kapsamlı, büyük boyutlu kurs kitabı basılacaktır. Bu kitap katılımcılar için bilimsel içerikli, her zaman kullanabilecekleri ve arşivlerinde bulundurabilecekleri bir kitap olacaktır.

4.5.8. Bildirilerin hazırlanması (CD olarak)
Bildirilerin özetlerinin yer aldığı CD ler katılımcılara sunulacaktır. Bu özetleri içeren metin kitap formatında hazırlanacak ve CD lere bu şekilde kayıt edilecektir (pdf gibi ve sayfa numaralı). CD lerdeki elektronik veriler araştırıcıların kelime araştırma ile ulaşmalarını olanaklı kılan ve veriye kolay ulaşılmasını sağlayacak şekilde hazırlanmış olmalıdır.  Ayrıca 4.5.7 de tanımlanan kurs kitabı da aynı formatta bu CD ye eklenecektir.

4.5.9. Kongre Çantası
Kongre çantası ile ilgili alternatifler Organizasyon Komitesine sunulacak, seçilen çanta katılımcı sayısı doğrultusunda hazırlanacaktır. Kongre öncesinde içine; program kitapçığı, bildiri kitabı, kalem, defter, bildirilerin bulunduğu CD, TTB Kredilendirme formu ve sponsor firmaların kendi aktiviteleri ile ilgili davetiyeler, materyaller ile kongre esnasında verilecek olan kokteyl ve yemek davetiyeleri koyularak, katılımcılara verilmek üzere hazırlanacaktır.

4.5.10. Yaka Kartı
Kongrenin logosunun, isminin ve tarihinin bulunduğu yaka kartı özel olarak dizayn edilip, alternatifleriyle birlikte sunulacaktır. Yaka kartının ipi üzerinde sadece TRD logosu bulunacaktır. Yaka kartının iki yüzünde de katılımcının verileri görülecek şekilde hazırlanacaktır.

Yaka kartlarının içine, kongre programının, yapılacak sunumların başlıklarının, sunucu isimlerinin ve kongre alanının ve firmaların krokisinin de bulunduğu ince kağıda basılı mini cep programı hazırlanacaktır. Son programı içeren taşıması kolay cep programı kayıt esnasında katılımcılara verilecektir.

4.5.11. Katılım Sertifikası
Kongrenin 3. gününden itibaren, katılımcılara dağıtılacak olan katılım sertifikası, Derneğin isteği doğrultusunda tasarlanıp alternatifleriyle birlikte Organizasyon Komitesinin bilgilerine sunulacaktır. Seçilen katılım sertifikası, katılımcılara bir teşekkür niteliğinde olup, kongrenin logosu, ismi ve tarihiyle birlikte yetkili imzalar içerecektir. Böylece, katılımcıların elinde uluslararası büyük bir kongreye katıldıklarına dair belge olacaktır. Ayrıca konuşmacılara teşekkür belgeleri verilecektir.

4.5.12. Baskı sayıları

Kongre ile ilgili baskı işleri organizasyon komitesinin onayı alındıktan sonra içerikleri de dahil olmak üzere firma tarafından aşağıda belirtilen adetlerde bastırılacaktır. Dernek talep ederse bu sayıları arttırabilir.

Birinci Duyuru (3000 adet),İkinci Duyuru ve Son program (3000 adet), Poster (500 adet), Katılım Sertifikası (2000 adet), Cep Programı (2000 adet), Yaka Kartı 3000 adet (4 ayrı renkte, uzman, firma, refakatçi ve asistan için ), Kongrenin ismine özel yapılmış yaka ipi (1500 adet), Açılış ve kapanış için davetiye (1500'er adet), Kongre Kurs Kitabı Renkli Ortalama 400 sayfa (1500 adet), Kongre CD'leri (1500 adet) ve Kongre Çantası (1500 adet).

4.5.13. Basılı materyalin saklanması

Bu materyallerin hazırlandıktan sonra, kongre tarihine kadar muhafazası, kongre merkezine nakliyesi, tasnifi ve katılımcılara dağıtımı, kalan materyalin kongre bitiminde dernek merkezine teslimi firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır.

4.6. Postalama Giderleri

Kongre ile ilgili olarak iki duyuru yapılacaktır. İlgili yerlere kongre posterleri gönderilecektir. Duyurular ve posterler basılarak etiketlenecek ve KDK'nın uygun gördüğü tarihlerde postalanacaktır. Bu postalama giderleri firma tarafından yapılacaktır. Konuşmacı mektupları, bilimsel kurul yazışmaları ve sponsor firmalarla yapılan tüm yazışmalar özel kargo şirketiyle firma tarafından ücretsiz yapılacaktır.

4.7. Davetli Misafirler

4.7.1.Dernek tarafından belirlenecek olan konuşmacı, görevli, KDK ve Yönetim Kurulu Üyeleri Kongre Otelinde konaklayacak ve konaklama ücretleri firma tarafından ücretsiz karşılanacaktır. (Yurtdışından 6; yurtiçinden 60 kişi).

4.7.2. KDK’nın belirleyeceği Kongrede konuşma yapacak 50 (elli) dernek üyesinin kongre kayıt, konaklama ve ulaşım ücreti Firma tarafından karşılanacaktır.

4.7.3. Ayrıca kongreye katılacak olan ve Dernek tarafından belirlenen asistanlar için kongre otellerinden birinde 3 kişilik 25 adet odayı kongre süresince, afişe edilen otel satış fiyatlarından %50 indirimli olarak tahsis edecektir.

4.7.4. Kongre başlamadan önceki gün yapılacak anabilim dalı başkanları ve şeflerin katılacağı toplantı (anabilim dalı başkanları ve şefler) için teknik donanımlı  salon, ikram, hizmet sunumu ücretsiz sağlanacaktır. Bir günlük konaklamaları dernek tarafından karşılanacaktır.

4.7.5. Organizasyon komitesi üyeleri ve misafirlerinin erken girişler nedeni ile oluşacak ilave konaklama giderleri için komiteden ek bir para talep edilmeyecektir. Bu belirtilen davetlilerin uçak rezervasyonlarının yapılması ve biletlerinin gönderilmesi yine firma tarafından sağlanacaktır. Konuşmacılarla ilgili uçuş programları firma tarafından yapılacak ve biletleri ve uçuş bilgileri kendilerine en geç uçuştan 1(Bir) hafta önce ulaştırılacaktır. Tüm konuşmacıların uçuş ve/veya transfer bilgileri firma tarafından organize edilecek, gereği yerine getirilirken KDK ve bilimsel kurul sekreteryasını yazılı olarak bilgilendirecektir. Tüm konuşmacı ve davetliler Kongre Otel'inde konaklayacaktır. Yabancı konuşmacıların eşlerinin refakatçi kayıt ücreti ve konaklama ücreti, Firma tarafından karşılanacaktır. Yurtiçi konuşmacı eşlerinin refakatçi ücreti kendilerinden alınır. Tüm yerli ve yabancı konuşmacıların havaalanı-otel-havaalanı, otobüs terminali-otel-otobüs terminali transferleri tarih gözetmeksizin yapılacaktır.

 4.8.Stand ve Sponsorluklar

Kongre ile ilgili sponsorluk, standlar, kayıt gelirleri ve konaklama gelirleri firma tarafından açılacak bir hesapta toplanacaktır. Firma açtırdığı hesaba yatırılan her türlü gelir için fatura kesecektir. Sponsorlara verilecek fuar alanlarının bedeli KDV hariç 1000 EURO/m2’yi aşmayacak şekilde belirlenecektir. Kongre'ye katılacak sponsor firmalarla yapılacak tanıtım toplantısı, KDK Yönetiminde düzenlenecek, bu toplantıya firma yetkilileri de katılacaktır. Dernek yapılacak sponsorluk toplantısı için firmaya ek bir ücret ödemeyecektir. Firma, sponsorlara dernek tarafından tahsis edilmesi istenilen stand alanlarını sağlayacaktır. Her sponsor firmaya, kiraladıkları her bir birim için (6 m2) bir elemanın kaydı yapılacak, bunun dışındaki firma elemanları kayıt ücreti ödeyecektir. Diğer firma elemanları yeme-içme aktivitelerinden açılış kokteyli dışında kayıt olarak yararlanabileceklerdir. KDK tarafından belirlenecek fuaye sergi alanları planı firma tarafından çizilecek ve firmalarla yapılacak olan sözleşmeye eklenecektir. Firma, sponsorların kongre sırasında talep edecekleri ekstra tahsil edecektir.

4.9.Konaklama ve Kongre Merkezi

Firma kongreye uygun otelleri belirleyerek, salon sayısı, alt yapısı ile ilgili bilgileri toplayıp yer konusunda teklifte bulunulacaktır. Kongre otellerinin paket olarak katılımcılara satış bedelleri firma önerileri göz önünde tutularak dernek tarafından belirlenecektir.

Kongre oteli olarak tüm katılımcıları kapsayan tek bir otel ya da komşu otellerle işbirliği içinde  hizmet verecek şekilde oteller arasında yürüyerek kısa mesafeli geçiş olanağı verilen oteller teklif edilecektir. Oteller arası yaya ulaşımın olanaklı olmadığı teklifler dikkate alınmayacaktır. Birden fazla otel şeklinde yapılan tekliflerde kongre katılımcılarına konaklama yemek ve diğer hizmetler mümkünse müştereken verilecektir. Diğer kongre otellerinde kalan katılımcılar ana otelden, ana otelden kalan katılımcılar diğer kongre otellerinden aynı koşullarda yararlanabilecekleri koşullar tercih edilecektir. Kongre süresince katılımcılara sunulacak olan paket konaklama bedeli, aynı otel için aynı dönemde otel tarafından uygulanan konaklama bedelini aşmayacaktır. Ayrıca otelin sunacağı gıda ve otelcilik hizmetleri aynı dönemdeki standart hizmetlerin altında olmayacaktır. Otelden sağlanacak yiyecek, içecek ve ikramların seçiminde firma yardımcı dernek belirleyici olacaktır.

Kongre ana otelinden yapılacak oda satışları 4 günlük ya da 5 günlük paket olmak üzere yapılacaktır. Ayrıca daha kısa süreli katılım yapmak isteyen üyeler için daha az günlü konaklama seçenekleri de bulunmalıdır.

4.10. Kongre ile ilgili yapılan tüm yazışmaların ve arşivin TRD’ye verilmesi

Kongre ile ilgili yapılan tüm yazışmalar, KDK ve Dernek yetkililerinin katkısıyla oluşturulan tüm yazılımlar ve tüm elektronik dokümantasyon kongre bitimini takip eden 20 gün içinde, Derneğe teslim edilecektir.

5. Firma tarafından kongre sırasında verilecek hizmetler

5.1.Toplantı Yeri, Salonlar ve Teknik Donanım

5.1.1. Teknik donanım ücreti

 Kongre süresince gerek duyulan her türlü teknik donanım firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır.

5.1.2. Sunum Kontrol Odası

Kongre sırasında sunumların kontrol edilebilmesi için Sunum Kontrol Odası kurulacaktır. Bu odada 5 adet LCD monitor & bilgisayar ve bir adet laser renkli printer hazır bulunacaktır. Sunum kontrol odasında toplanan ve bilgisayarlara yüklenen sunumların, network aracılığı ile ait oldukları salona doğrudan sunum kontrol odasından gönderilmesi için gerekli alt yapı sağlanacaktır. Salonlar ve slayt merkezi arasındaki tüm teknik organizasyon firma tarafından organize edilecektir.

5.1.3. Dökümantasyon Odası

Kongre sırasında ayrıca 1 adet dökümantasyon odası hazırlanacaktır. Bu odada 1 adet LCD monitör ve  bilgisayar, 1 adet scanner, 1 adet fotokopi makinası, faks ve kırtasiye malzemesi bulunacaktır.

5.1. 4. Salonlar

Kongre merkezinde bir adet en az 1000 kişilik bir büyük salon bulunmalıdır.

Ayrıca en az 4 tanesi 300 kişilik kapasiteye sahip olan toplam 5 adet büyük salon olacak şekilde toplam en az 11 aded salon olmalıdır.

5.1. 5. Büyük salonlar için gerekli olan teknik donanım;

LCD Monitör&Bilgisayar: 1 adet konuşmacı kürsüsü, 5 adet “headtable”, 2 adet sunum kontrolu için ve 1 adet de kürsü plazması konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebilmesi için firma tarafından hazır bulundurulacaktır.

Sunum Ekipmanları:
Projeksiyon; 2 adet min 2500 ansilumen, biri konuşmacı görüntüsü diğeri ise sunum için kullanılacaktır.

Perde; bir adet daha küçük yerleşimli ve sadece konuşmacının gösterildiği perde olacak. Ortada ise büyük en az 4x3 m ebatlarında sunum perdesi bulunacaktır.

Plazma Ekran; 1adet konuşmacı kürsüsüne isimlik için

Ses Sistemi; Min 20 kanal kapasiteli ses mikseri 4 adet speaker, CD player, kaset deck ve mikrofon sistemi hazır bulundurulacaktır.

Mikrofon (kablolu ve kablosuz); 5 adet headtable için, 1 adet kürsü için kablolu delege mikrofon seti ve salondaki katılımcılar için 4 adet ayaklı ve kablolu mikrofon, 2 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka telsizi mikrofonu

Timer; Konuşmacının süresini gösteren timer sağlanacak; ayrıca konuşmacının kalan süresini bilebilmesi için, konuşmacının görebileceği bir saat hazırlanacaktır. Konuşmacı slaytların sunumunu konuşmasını yaptığı kürsüden kontrol edebilmelidir.

Kesintisiz Güç Kaynağı; Kongre merkezi UPS hattına bağlı kalmaksızın firma tarafından salon ekipmanlar için kesintisiz güç kaynağı kullanılacaktır.

Simultane Sistem; Ana salonlardan ikisinde de İngilizce'den Türkçe'ye simultane tercüme yapılacaktır. Bunun için gerekli sistem ve yeterli sayıda tercüman temin edilecektir. Sistem, tercümanların günlük ücretleri, konaklaması, uçak bileti ve transfer giderleri firma tarafından karşılanacaktır.

5.1. 6. İnteraktif katılıma imkan veren salonlar

Kongre merkezinde iki salon interaktif katılıma olanaklı olacaktır. Aynı düzenek ana salonda da bulunmalıdır.

5.1. 7. Diğer salonlar için gerekli teknik donanım;

LCD Monitör&Bilgisayar: 1 adet konuşmacı kürsüsü, 3 adet headtable, 2 adet sunum kontrolu için

Sunum Ekipmanları

Projeksiyon; 1 adet min 2500 ansilumen, biri konuşmacı görüntüsü diğeri ise sunum için kullanılacaktır.
Perde;1 adet Perde
Ses Sistemi; Min 12 kanalkapasiteli ses mikseri 2 adet speaker, CD player, kaset deck ve mikrofon sistemi hazır bulundurulacaktır.
Mikrofon (kablolu ve kablosuz); 3 adet headtable için, 1 adet kürsü için kablolu delege mikrofon seti ve salondaki katılımcılar için 2 adet ayaklı ve kablolu mikrofon, 1 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka telsizi mikrofonu
Kesintisiz Güç Kaynağı; Kongre merkezi UPS hattına bağlı kalmaksızın firma tarafından salon ekipmanlar için kesintisiz güç kaynağı kullanılacaktır.

5.1. 8. Reji;

Büyük salonlarda toplantı süresince alınan perdedeki görünüm ve konuşmacının görünümleri ayrı ayrı kaydedilecek, kongre sonunda montajlanarak DVD formatında kaydedilecektir.

5.1. 9. Katılımların elektronik kontrolü ve dökümantasyonu;

Katılımcıların toplantı salonlarındaki katılmaları elektronik donanımla ya da bar kod ile belgelenmesi sağlanacak ve toplantı sonrası katılım bilgileri derneğe verilecektir.

5.2.Kongre Kayıt İşlemleri

Kongre merkezi ve yan otellerde özel kongre tasarımlı dekore edilmiş kayıt deskinin kurulması, ana otel kayıt deskinde en az 6 adet LCD ekranlı bilgisayar, 3 adet laser printer ve ışık kesilmesine karşı kesintisiz güç kaynağı alt yapısının kongre süresince çalışır olması firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Kongrede kayıt, çanta, kongre dökümantasyonunun dağıtımı ve diğer tüm işlemler kayıt deski tarafından yürütülecektir. Muhasebe işlemleri için ayrı bir desk oluşturulacak, bu deskde sıkışıklık ve sıra bekleme olmayacak şekilde yeterli sayıda eleman çalıştırılacaktır. Kayıtta POS cihazı ile ödeme kabul edilebilecek olup, bu konudaki alt yapı hazırlığı firma tarafından sağlanacaktır.

5.3. Hostes ve Teknik Eleman

Firma kongre hizmetlerini en üst düzeyde yürütecek şekilde yeterli sayıda (70'den az olmamak kaydıyla) sigortaları ödenmiş hostes ve teknik eleman firma tarafından hazır bulunduracaktır. Bu kişilerin konaklamaları, ulaşımları ve günlük ücretleri de dahil olmak üzere firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Bu elemanlar kongre organizasyon eğitimi almış ve tek tip üniforma giyen kişiler olacaktır. Görev alacak kişilerin isim listesi ve görevleri kongre başlangıcında KDK sekreteryasına teslim edilecektir.

5.4. İkramlar

Kongre süresince KDK tarafından talep edilen tüm alt çalışma grubu toplantı salonlarına gün boyu çay, kahve ve kurabiye meyve ikramı yapılacak ve kongre süresince katılımcıların kullanımı amacıyla toplantı salonları fuayesinde ve sergi alanında su sebillerinin konulması firma tarafından sağlanacaktır. Her şey dahil sistem ile çalışmayan tesislerde ikramlar aşağıdaki standartların altında olmayacak şekilde sağlanacak, her şey dahil hizmet veren otellerde ise herhangi bir banket aktivitesi için (açılış, gala vb.) fiyat farkı ödenmeyecektir.

Kahve Molaları: Her gün 1 sabah, 1 de öğleden sonra olmak üzere 2 adet kurabiyeli kahve molası verilecektir.

Öğle Yemekleri: Her gün katılımcılara açık büfe şeklinde öğle yemeği verilecektir.

Açılış Kokteyli: Kongre merkezinde verilecek olan Açılış Kokteyli için kokteyl “prolonge” menüleri kongre başlamadan bir hafta önce KDK onayına sunulacak, karar verilen menü tercih edilecektir. Kokteylin akşam yemeği saati ile çakışması nedeniyle menü buna göre ayarlanacaktır. Verilecek olan kokteylin sunuşu ise şu şekilde olacaktır; Köşeye servis istasyonları (sıcak, soğuk, tatlı büfelerine ek olarak içki ve meşrubat) yerleştirilecektir. İstasyonların konumu geçişi engellemeyecek ve yığılma olmadan hızlı servis verecek şekilde düzenlenecektir. Bunun dışında ortalara yeterli sayıda yüksek kokteyl masaları konulacaktır. Kongrenin açılış kokteyli için KDK uygun görürse kokteyl süresince “Quartet” müzik imkanı sağlanacaktır.

Gala Yemeği: Gala yemeği limitsiz yerli içkili ve KDK komitesi tarafından seçilen set menü şeklinde verilecektir. Gala yemeği programı için gündemde ve popüler olan şarkıcılardan KDK'nın talep ettiği birinin gelmesinin, bu kişi ve ekibinin tüm ulaşımının, transfer ve konaklamasının sağlanması ve destek hizmetleri firma tarafından ücretsiz olarak sağlanacaktır. Gala yemeği organizasyonu yapılırken kongrenin başlangıcından itibaren oturma düzenekleri belirlenecek ve katılımcıların oturma yerleri için ön rezervasyon yapılarak katılımda izdiham ve karışıklık olmaması sağlanacaktır.

5.5. Transfer Hizmetleri

İlgili firmayla sözleşme imzalandıktan sonra TRD Yönetim Kurulu ve KDK'nın Ankara Havaalanı-Dernek-Havaalanı transferleri kongre hesapları kapatılıncaya kadar ücretsiz olarak firma tarafından sağlanacaktır.

Kongreden önce havaalanında kongre için özel dekorlu transfer deski kurulacak olup, kongre süresince bu desk 24 saat açık olacaktır. Havaalanında görevli hostesler katılımcıları karşılayacaktır. Katılımcıların otobüsler ile kongre merkezine transferlerinin koordinasyonu firma tarafından yapılacaktır.

Kongre boyunca ve kongrenin bir gün öncesi, havalimanı ve otobüs terminali ile kongre otelleri arasındaki otobüs ile yapılacak toplu transferler ile kongrenin 4. günü ve ertesi günü kongre otelleri ile havalimanı ve otobüs terminali arasındaki otobüs ile yapılacak transferler firma tarafından katılımcılara ücretsiz sağlanacaktır.

Konuşmacı, davetli, kongre görevlilerinin ve KDK'nın uygun göreceği katılımcıların kongrenin bir gün öncesi ve sonrası da dahil olmak üzere kongre süresince tüm otel-havaalimanı ve otobüs terminali transferleri yapılacaktır.

KDK'na kongre süresince 1 adet minibüs ve 1 adet binek araç kongre tarihleri arasında firma tarafından derneğin kullanımına tahsis edilecektir (24 saat).

5.6. Ticari Sergi Alanları

Kongre sırasında standlarda kullanılmak üzere her birim standa birer “skirtli masa”, yeterli elektrik kablosu, internet bağlantısı, sandalye, çöp kovası ve alınlık gibi malzemeler firma tarafından temin edilecektir. Her firma için kendi ismine özel kilitli depo alanı tahsis edilmesi firma tarafından sağlanacaktır.

5.7. Dekorasyon ve Süsleme

Kongre Merkezindeki salonların süsleme ve dekorasyonunu derneğin onayı doğrultusunda firma tarafından gerçekleştirecektir. Ana salonlarda Kongrenin logosunun ve isminin yer aldığı özel dekorlu sahne, head table ve kürsü kurulacaktır. Yan salonlarda yine head table ve kürsü olacaktır. Yan salonların büyüklüğüne göre kongrenin logosunun ve isminin bulunduğu daha küçük dekor olarak özel tasarımlı sololar kurulacaktır. Kongre merkezine kayıt ve konaklamaların yapılabilmesi için kongreye özel dekorlu kayıt&konaklama deski ve kongre görselinin bulunduğu plazma kurulacaktır. Kongrenin adının ve logosunun yer aldığı kongre afişi, kırlangıç flamalar ve sololar firma tarafından hazırlanacak ve kongre merkezine astırılacaktır. Toplantı salonları ve kayıt mekanlarının çiçeklendirilmesi, gala yemeğindeki masa-sandalye giydirmeleri, masalara çiçek partelleri ve salon içindeki süslemeye ait tüm dekorasyon firma tarafından ücretsiz sağlanacaktır.

5.8. Yönlendirme Plazmaları, Panoları, Afişler ve Masa İsimlikleri

Kongre süresince dernek tarafından talep edilen tüm mekanlara yönlendirme plazmaları koyulacaktır. İlgili görülen yerlere program panoları asılacak, toplantı kürsüleri, konuşmacılar ve oturum başkanlarına masa isimlikleri hazırlanacaktır. Bu isimlikler salon görevlilere tarafından kongre programı doğrultusunda ilgili yerlere yerleştirilecektir. Her salonun başında günlük programı belirten program plazmaları koyulacaktır.

5.9. İnternet Köşesi

Tüm katılımcıların internet hizmetlerinden faydalanmalarını sağlayabilmek amacı ile en az 10 terminal olarak hizmet verecek internet köşesi hazırlanacaktır. İnternete bağlanma ve bu bölümdeki teknik ekipmanların temini firma tarafından sağlanacaktır. Katılımcılara yardımcı olacak bir hostes ve teknik eleman bu köşede görevlendirilecektir. Firma tarafından, otel lobisi ve ana toplantı salonu fuayesinde kendi bilgisayarı ile gelen katılımcılar için kablosuz internet erişim sistemi (wi-fi) ücretsiz kurulacaktır.

5.10. Kongre Sekretarya Odası (TRD Odası)

Kongre süresince 30 kişinin yemekli toplantı yapabileceği KDK'nın çalışmalarını sürdürebilmeleri için Kongre Sekreterya Odası sağlanacaktır. Bu odada 2 adet LCD monitor ve bilgisayar, internet hattı, 1 adet renkli laser printer, 1 adet fotokopi makinası, şehirlerarası açık telefon hattı kurulacak, gün boyu çay, kahve, kurabiye, sandöviç ve meyva ikramı yapılacaktır. Sekretarya işleri için 2 adet hostes kongre süresince firma tarafından hazır bulundurulacaktır.

5.11. Memnuniyet anketi

Firma, kongrenin bilimsel düzeyini ve verilen hizmetin kalitesine yönelik yüksek güvenilirlikli bir geri bildirim almak için KDK nın önerisi ve bilgisi dahilinde bağımsız bir firma aracılığıyla yapılacak anketi finanse edecektir.

5.12. Kongre gazetesi

Kongrenin her günü tüm katılımcılara ulaştırılacak şekilde günlük renkli kongre gazetesi hazırlanacaktır. Kongrenin ve içeriği KDK tarafından belirlenen bazı güncel konuların kongre sırasında ulusal basında yayınlanması için gerekli iletişim sağlanacaktır.

Diğer Hususlar

6. Finansal Konular

Kongre ile ilgili tüm gelirler (kayıt ücretleri, stand ücretleri, konaklama, sponsor ve reklam gelirleri, v.b) firma tarafından toplanacaktır. Bu gelirler firma tarafından açılacak bir hesapta toplanacaktır. Firma açtırdığı hesaba yatırılan her türlü gelir için fatura kesecektir.
Ücretlendirmede, Kongre düzenleme yönergesi dikkate alınacak, katılımcıların kongre kayıt ücretleri o yılın Ocak ayında belirlenen 1. Dereceden 4. Kademe uzman hekim net maaşının üçte birini geçmeyecek şekilde belirlenecektir. Ayrıca stand, konaklama ve kongre kayıt ücretlerinde son iki yıl içerisinde yapılan kongrelerdeki ücretler temel olarak alınacaktır. Kongre gelirlerinin başlamasından önce gerçekleşecek miktarı ne olursa olsun tüm ön finansman firma tarafından sağlanacaktır. Firma, sponsorların kongre sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri dernek bilgisi dâhilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir.
Kongre bitiminden en geç 45 gün sonra tüm hesaplar tasfiye edilecek ve kongre ile ilgili hesaplar kapatılacaktır.

7. Ek avantaj önerisi

Firmaların bu şartnamede belirtilmeyen, avantajlı ek teklifleri varsa bu maddeye cevap olarak belirtilecektir.

8. Bu Teknik şartnamenin ekinde bulunan "TRD 31. ve 32. TÜRK RADYOLOJİ KONGRE İHALESİ İDARİ ŞARTNAMESİ",  "TÜRK RADYOLOJİ DERNEĞİ KONGRE DÜZENLEME YÖNERGESİNİN İLGİLİ MADDELERİ" bu şartnamenin ayrılmaz bir parçasıdır.

Bu şartname 8 madde ve 14 sayfadan oluşmaktadır, teklifler verilirken FİRMA tarafından firma başlıklı sayfalarında şartnamenin tüm maddelerine sırası ile açık olarak cevap verilecek, teklifin her sayfası FİRMA yetkilileri tarafından imzalanmış ve firma kaşesi ile kaşelenmiş olacak, imza sahiplerinin noter onaylı yetki belgesi teklife eklenecektir.

Tarih: 18.01.2010

DERNEK adına

Prof. Dr. Okan AKHAN (Türk Radyoloji Derneği ve Kongre Başkanı)


Prof. Dr. Tamer KAYA (Türk Radyoloji Derneği ve Kongre İkinci Başkanı)