Türk Radyoloji Derneği Kongre İdari Şartnamesi

Türk Radyoloji Derneği 31.ve 32. Ulusal Radyoloji Kongresi İdari Şartnamesi

1. Bu şartname Türk Radyoloji Derneği Merkez Yönetim Kurulu'nca "TRD KONGRE DÜZENLEME YÖNERGESİ' nde tanımlanan koşullara uygun olarak düzenlenecek toplantıları kapsar. Dayanağı adı geçen yönergedir.
2. Yaptırılacak işin konusu: 2010 yılında yapılacak olan 31. Türk Radyoloji Kongresi (TÜRKRAD 2010) ve 2011 yılında yapılacak olan 32. Türk Radyoloji Kongresi'nin (TÜRKRAD 2011) ön hazırlık, organizasyon ve uygulama safhalarında hizmet satın alınmasıdır.
3. Bu şartnamede geçen:
   1. "TRD" ve "DERNEK" Türk Radyoloji Derneği'ni
   2. "KDK" Kongre Düzenleme Kurulu'nu
   3. "FİRMA" ihale sonucu kongreyi düzenlemeye hak kazanan ya da bu ihaleye talip olacak firmaları ifade eder.
4. Bu şartnamenin ekinde bulunan:
   1. TRD Kongre Düzenleme Yönergesi
   2. TRD: 2010 yılında yapılacak olan 31. Türk Radyoloji Kongresi (TÜRKRAD 2010) ve 2011 yılında yapılacak olan 32. Türk Radyoloji Kongresi (TÜRKRAD 2011) Teknik Şartnamesi
5. Kongre düzenlenmesi sırasında dördüncü maddede belirtilen yönerge ve şartlara aykırı bir karar alınmayacaktır.
6. İşveren, "TRD" veya "DERNEK" adına KDK'dır. Kongrenin hazırlık, uygulama ve tasfiye aşamalarında KDK tam yetkilidir.
7. KDK adına Kongre Başkanı ve kongre saymanı, birlikte imzalamak suretiyle, uygun görülen FİRMA ile sözleşme yapma ve ileride ortaya çıkacak gelişmelere göre hizmet satın alma kalemleri ile ücretlerinde, firmanın önerileri doğrultusunda değişiklik yapma yetkisine sahiptir.
8. Yaptırılacak işin konusu: 2010 yılında yapılacak olan 31. Türk Radyoloji Kongresi (TÜRKRAD 2010) ve 2011 yılında yapılacak olan 32. Türk Radyoloji Kongresi (TÜRKRAD 2011) ön hazırlık, organizasyon ve uygulama aşamalarında hizmet alımıdır. KDK, ihaleyi kazanacak firma ile, sözleşme yapacaktır.
9. İhaleye katılacak firma sayısında sınırlama söz konusu değildir. Firmalar kapalı zarf teklif verme sureti ile ihaleye katılacaktır. Şartnameler Türk Radyoloji Derneği Hoşdere Caddesi Güzelkent Sokak Çankaya Evleri F Blk. D:2 Çankaya/ANKARA adresinden 100 YTL ile makbuz mukabili temin edilebilir. Şartnameler aynı adrese alındı belgesi karşılığı teslim edilecektir.
10. İhaleye katılmak isteyen firmalar madde 11’de yer alan tüm belgelerden 3’er adet hazırlayarak  22 Ocak 2010, saat 14.00’e kadar Dernek merkezine teslim edeceklerdir. Teklif dosyalarını 25 Ocak 2010 Saat 11’de Türk Radyoloji Derneği Hoşdere Caddesi Güzelkent Sokak Çankaya Evleri F Blk. D:2 Çankaya/ANKARA; adresine teslim edilecektir.
11. Kapalı zarf ile verilen Teklif Dosyası üzerine '31.Türk Radyoloji Kongresi için teklif' ve '32.Türk Radyoloji Kongresi için teklif' ibaresi yazılacak ve zarf içinde aşağıda gösterilen belgeler bulunacaktır.
    1. Firma İmza sirküleri
    2. Teklif mektubu (ayrı bir kapalı zarf içinde 2010 yılı ve 2011 yılı kongreleri için ayrı ayrı imzalı)
    3. Geçerli A grubu seyahat acentesi belgesi,
    4. Üyelik belgeleri; TÜRSAB, IAPCO (International association of professional congress organization), AIATA, ICCA (International convention and congress association) 
    5. 250.000 EUR'luk geçici teminat çeki (ihaleyi kazanan firmaya ait çek kongre hesabı kapanana kadar dernek tarafından muhafaza edilecektir),
    6. Firma ile ilgili broşürler, Kongre yapabilecekleri yerlerin ayrıntılı broşür ve listeleri.
    7. Bu türde toplantıları daha önce organize ettiğine dair referans listesi (özellikle tıp ve radyoloji alanında yapılmış toplantıların belirtilmesi önemlidir.),
    8. Varsa firmanın bağlantılı olduğu konaklama tesislerinin acentelik belgeleri,
    9. Türk Radyoloji Derneği Kongre Düzenleme Yönergesi, Türk Radyoloji Derneği 31. ve 32. Türk Radyoloji Kongresi İhalesi İdari ve Teknik Şartnameleri ile Türk Radyoloji Derneği Tahmini Gider Bütçesi'nde bulunan tüm maddeleri ve TRD'nin ihaleyi dilediği firmaya vermek veya ihaleyi iptal etmekte serbest olduğunu kabul ettiğini belirtir, imza sirkülerinde belirtilen kişilerce imzalanmış taahhütname.
    10. Firmaların son üç yıllık vergi döneminde bilançoları ve kar zarar tablosu.
    11. Teklif veren firma bir ortak girişim öneriyorsa aralarında çalışma sahalarını belirten noter onaylı bir belgeyi vereceklerdir.
12. 25 Ocak 2010 saat 11.00'de Hoşdere Caddesi Çankaya Evleri F Blk. D:2 Çankaya /ANKARA adresinde KDK'nin en az üçte iki çoğunluğu toplanarak, firmaların temsilcilerinin önünde kapalı zarflar açılacak ve zabıtla teklif içeriklerini tespit edecektir.
13. Tekliflerin açılmasından sonra KDK aynı gün içinde verilen tekliflerin sıralamasını yapıp, en uygun gördüğü tekliften başlayarak belirlediği FİRMA ya da FİRMALAR'ı açık pazarlığa davet edebilir. KDK, pazarlığı herhangi bir aşamada sonlandırarak uygun gördüğü FİRMA ile sözleşme yapma hakkına sahiptir. KDK'nın aldığı karar aynı gün içinde ihaleye katılan tüm firmalara bildirilecektir.
14. KDK, incelemede bulunmak üzere pazarlık aşamasını ileri bir tarihte yapma hakkına sahiptir. Bu durumda tarih aynı gün içinde belirlenerek ihaleye katılan tüm firma yetkililerine bildirilecektir.
15. İhaleyi kazanan FİRMA ile beraber çalışma kararı verildikten sonra taraflar karşılıklı olarak sözleşme imzalayacaklardır. Firma, imzalanacak olan sözleşmeyi geçerli bir neden öne sürmeden iptal edemeyecektir. Sözleşme, ancak iki tarafın rızası ile fesih edilebilir. İptal durumunda doğabilecek maddi zarar firma tarafından EURO bazında zararın % 100 fazlası olarak karşı tarafa ödenecektir. Hükümet tahditleri, resmi merciler tarafından verilecek emirler, uygulamaya konacak olan kanunlar ve talimatnameler, resmi yasaklar veya memlekette fevkalade bir halin ilanı gibi FİRMA ya da DERNEK iradesi dışındaki sebepler ve iş yasası uygulamasından kaynaklanacak grev, lokavt dolayısıyla bu şartnamede yer alan hükümlerden herhangi bir kısmını kısmen veya tamamen yerine getirememesi halinde FİRMA ve/veya DERNEK hiçbir tazminat ile yükümlü olmaksızın imzalanan sözleşme münfesih olacaktır.
16. FİRMA'lar hazırladıkları tekliflerde idari ve teknik şartnamelerdeki istenenleri şartnamelerdeki sıra ile numaralandırarak cevaplandıracaklardır.
17. İhalede öncelikle idari şartlara uygunluk değerlendirilecek, idari şartnameye uymayan FİRMA'lar değerlendirme dışı bırakılacaktır.
18. Bu ihale Dernek tarafından 2010 ve 2011 yılları için 2 (iki) yıllığına düzenlenecektir. DERNEK Yönetim Kurulu, neden göstermeksizin ikinci yıl için (2011) sözleşmeyi tek taraflı feshedebilir. Firma bu durumda herhangi bir hak talep edemez.
19. 31.ve 32. Ulusal Radyoloji Kongresi'ni belirlenen koşullarda FİRMA anahtar teslimi olarak yapmayı taahhüt edecek, anahtar teslimi olarak yapacağı kongre için Derneğe vereceği tutarı Euro cinsinden belirterek ayrı bir zarf içerisinde şartnameye uygunluk belgesi ekinde yetkili imzaları taşıyacak şekilde verecektir. Ödemeler Euro olarak yapılacaktır. İlk kongre için yapılan ödemeler teklif ettiği bedelin 1/3 ünü sözleşmenin imzalanmasını takiben 2 ay içinde, ikinci 1/3 ünü kongre tarihinden 7 gün önce Dernek hesabına yatıracak, son 1/3 ünü kongre bitiminden en geç 45 gün sonra tüm hesaplar tasfiye edilerek kapatılmasını takip eden gün Dernek hesabına yatırılacaktır. İkinci yılın kongresinin ödemesinin ilk 1/3 ü 25 Mart 2011 tarihinde, ikinci 1/3 ünü kongre tarihinden 7 gün önce Dernek hesabına yatırılacak, son 1/3 ünü ise kongre bitiminden en geç 45 gün sonra tüm hesaplar tasfiye edilerek kapatılmasını takip eden gün Dernek hesabına yatırılacaktır. Yüklenici firmanın verdiği teminat mektubu bu ödemelerden sonra iade edilecektir.
20. İkinci yılın kongresi yapılması için KDK ile firma kongreden en az 10 ay önce bir araya gelerek ikinci yılın kongresini belirleyeceklerdir. 
21. Ödemelerde gecikme olması durumunda günlük % 0,4 gecikme faizi uygulanacaktır.
22. Anlaşmazlıklar halinde Ankara Mahkemeleri yetkilidir.

İhale şartnamesi 22 (Yirmiiki) maddeden ibaret olup, FİRMA'lar davet edildikten sonra maddelerde değişiklik yapılamaz.

Tarih: 18.01.2010

DERNEK adına

Prof. Dr. Okan AKHAN (Türk Radyoloji Derneği ve Kongre Başkanı)


Prof. Dr. Tamer KAYA (Türk Radyoloji Derneği ve Kongre İkinci Başkanı)