Kongre Düzenleme Yönergesi

Kongre Düzenleme Yönergesi | 2019-12-16

TRD ULUSAL KONGRE DÜZENLEME YÖNERGESİ

1. AMAÇ
Bu yönerge, Ulusal Radyoloji Kongresini düzenleme sırasında uyulması gereken ilkeleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. 

2. KAPSAM
Bu yönergenin kapsamı, Ulusal Radyoloji Kongresi’nin ihale edilmesi, çalışmaları yürütecek organların oluşturulması ve çalışma şekillerinin ve kongre kapsamındaki bilimsel ve sosyal etkinliklerin belirlenmesidir. Tüm düzenlemelerde Türk Tabipleri Birliği Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu'nun belirlemiş olduğu bilimsel ve etik kurallara uyulması esastır. Bu yönergede yer almayan konular için "Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre İhalesi İdari Şartnamesi", "Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre İhalesi Teknik Şartnamesi” dikkate alınacaktır.

3. DAYANAK
Bu yönergede yer alan esaslar TRD tüzüğünün 30. Maddesi ile Türk Tabipleri Birliği- Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu'nun (TTB-UDEK) bilimsel etkinliklerde uyulması beklenen etik kurallar yönergesine uygun olarak düzenlenmiştir. 

4. TANIMLAR
Bu yönergede geçen; TRD: Türk Radyoloji Derneği’ni, TRD MYK: Türk Radyoloji Derneği Merkez Yönetim Kurulu'nu, KDK: Kongre Düzenleme Kurulu’nu, TÜRKRAD: Ulusal Radyoloji Kongresi'ni, TTB-UDEK: Türk Tabipleri Birliği Uzmanlık Dernekleri Eşgüdüm Kurulu'nu, FİRMA: Kongre ihalesi sonucunda kongre düzenlemeye hak kazanan yüklenici firmayı ifade eder.  

5. GÖREV DAĞILIMI 

Kongre Başkanı

  1. TRD Başkanı, kongre başkanı olarak görev yapar.
  2. Tüm faaliyetlerin usulüne uygun gerçekleşmesinden sorumludur.
  3. Kongrenin tüm planlama ve hazırlık aşamalarını yönetir.
  4. Kongre sorumluluk alanlarına göre başkan vekilinden ve kongre sekreterinden, bilimsel program konusunda bilimsel kurul başkanından bilgi alarak kongrenin başarılı bir şekilde planlanması ve gerçekleştirilmesinden sorumludur.

Kongre Başkan Vekili

  1. TRD Başkan Vekili, kongre başkan vekili olarak görev yapar.
  2. Kongre teknik şartnamesini günceller ve TRD MYK’ya sunar.
  3. Yüklenici firmanın kongre sırasında şartname kurallarına uygun hizmet sunumunu denetler.
  4. Kongre Bilimsel Kurul Başkanı’nın öngördüğü bilimsel programa uyacak şekilde bilimsel konu başlıklarına göre toplantıların salonlara dağılımını kontrol eder.
  5. Sosyal programdan sorumludur.
  6. Katılımcı geri bildirim formlarının hazırlanması ve yorumlanmasından sorumludur. 

Kongre Sekreteri

  1. TRD Genel Sekreteri, kongre sekreteri olarak görev yapar.
  2. Kongre ile ilgili tüm yazışmalar kongre sekreterinin denetiminde yürütülür. Bu koordinasyonu yapabilmek için Kongre Bilimsel Kurulu toplantılarına katılır. 
  3. İhaleden sonra kongreye kadar olan dönemde firma ile kongre öncesi hazırlıkların programını oluşturur ve kongre hazırlık aşamasında firma yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediğini denetler.
  4. Sergi alanlarının düzenlemesini denetler.
  5. Sponsor firmalar ile ilgili faaliyetleri yönetir.
  6. Basılı ve görsel materyal hazırlanmasını denetler.
  7. Toplantı salonlarının düzen ve organizasyonunu denetler.

Kongre Saymanı

  1. TRD saymanı, kongre saymanı olarak görev yapar.
  2. Kongrenin mali portresinin tümünü yönetir.
  3. Harcamaların ihale şartnamesine uygunluğunu kontrol eder.
  4. Firma ödemelerinin zamanında ve uygun bir şekilde gerçekleşmesini denetler.

Kongre Bilimsel Başkanı

  1. Kongre ile ilgili icraatlarında Kongre Başkanı’na ve Kongre Düzenleme Kurulu’na karşı sorumludur.
  2. Bilimsel birikimi göz önünde bulundurularak TRD MYK tarafından seçilir. Bir önceki yılın başkan yardımcısı sonraki yıl bilimsel başkanı olarak görev yapar.
  3. Kongre Bilimsel Başkanı TRD MYK dışından olmak zorundadır.
  4. Kongre Bilimsel Başkanlığı sadece 1 (bir) kez yapılabilir.
  5. Kongre bilimsel programından sorumludur. Başkan yardımcısı ve bilimsel kurul üyeleri ile birlikte bilimsel program taslağını hazırlar, kongre düzenleme kurulu ile birlikte taslağa son halini verir. KDK tarafından onaylanmış programı uygular.
  6. Seçilmiş Bildiri Kurullarını oluşturur ve KDK’nın onayına sunar.

Kongre Bilimsel Başkan Yardımcısı

  1. Bilimsel birikimi göz önüne alınarak TRD MYK tarafından seçilir. Kongre Bilimsel Kurul Başkanı’nın yardımcısı olarak çalışır. Bilimsel Kurul başkan yardımcısı bir sonraki yıl kongre bilimsel başkanı olarak görev yapar. Tüm icraatlarında KDK’ya karşı sorumludur.
  2. Günün olguları ve film değerlendirme oturumunu planlar.
  3. Poster ve sözlü bildiri ödüllendirme etkinliklerini düzenler. 
  4. Bilimsel başkanın görüş ve önerilerini alarak, poster ve sözlü bildiri ödüllendirme jürilerini belirler. 

 

6. KURULLAR

Kongre Düzenleme Kurulu

  1. Başkanlığını TRD MYK Başkanı yapar.
  2. TRD MYK üyeleri, kongre bilimsel başkanı, kongre bilimsel başkan yardımcısı ve bilimsel kurul üyelerinden oluşur.
  3. Bu kurul senede en az üç kez toplanır.
  4. İlgili başlıklarda belirlenen kurulları oluşturur.

Kongre Bilimsel Kurulu

  1. Bu kurul TRD üyesi Doçent, Profesör veya Eğitim Görevlisi unvanına sahip üyelerden oluşur. Kongre Bilimsel Başkanı ve Başkan Yardımcısı MYK tarafından en az 1 (bir) yıl öncesinden seçilir.
  2. Bilimsel Kurul’a Başkan ve Başkan yardımcısı dışında 3 (üç) üye o yılın bilimsel önceliğine göre Kongre Bilimsel Başkanı ve Başkan Yardımcısının önerileri alınarak TRD MYK tarafından seçilir. Kongre Bilimsel Kurulu, Kongre Bilimsel Başkanı, Kongre Bilimsel Başkan Yardımcısı ve seçilmiş olan üyelerden oluşur.
  3. Bilimsel kurulda yer alan üyelerin (Başkan ve Başkan Yardımcısı olarak belirlenenler hariç) her sene değişmesi ve tekrar üye olabilmek için en az 3 (üç) dönem geçmesi gereklidir.

Bildiri Değerlendirme Kurulu

  1. Bilimsel başkanın talebiyle, Bilimsel Kurul tarafından belirlenen üyelerden oluşur.
  2. Üye sayısı Bilimsel Başkan tarafından belirlenir ve KDK tarafından onaylanır.
  3. Kurulun ana amacı başvurulan bildirilerin bilimsel ve eğitici özellikleri olanları seçerek kongrenin yeterli bilimsel seviyede olabilmesinin sağlanması ve sözlü bildirilere ilgi ve katılımın arttırılmasının sağlanmasıdır.
  4. Bu kurul seçilmiş bildirilerin belirlenmesinden sorumludur. 

7. GÖREVLER VE İLKELER  

7.1. Kongre organizasyon firmasının ve kongre yerinin seçimi:
TRD MYK uygun kongre yerini ve yetkili turizm acentesini seçebilir ve sözleşme yapabilir. Bu yönergenin eki olan "TRD Kongre İhale Şartnamesi"ne uygun olarak başvuran otel ve turizm acentelerinden birisini, önceki deneyimler, firmanın verdiği güven ve referanslar, radyoloji topluluğu ve radyoloji endüstrisinden aldığı geri bildirimleri göz önünde tutarak ihale yöntemi ile seçer. 

7.2. Konuşmacıların seçimi:
Konuşmacılar ve konu başlıkları, Kongre Bilimsel Kurulu’nun hazırladığı taslak göz önüne alınarak KDK tarafından belirlenir. Konuşmacılar için çağrı TRD adına Kongre Başkanı, Kongre Başkan Vekili ya da Kongre Sekreteri tarafından yapılır.

7.3. Kongre tarihi, dili ve kredilendirmesi:
TURKRAD, her yıl tercihen Ekim’in ikinci yarısı ya da Kasım’ın ilk yarısında en az dört tam günü dolduracak şekilde düzenlenir. Kongre tarihinin, Radyoloji ile ilgili uluslararası toplantı tarihleri ile çakışmamasına özen gösterilir. Kongre ana dili “Türkçe” dir. Bilimsel program ve sosyal program MYK onayı alındıktan sonra uygulamaya girer. KDK tarafından Ulusal Kongre 2. duyurusu (son duyuru) ile TTB'ye başvurarak kredilendirme işlemi yapılır.

7.4. Kongre katılım ve konaklama ücretleri:
Katılımcıların kongre kayıt ücretleri, kongrenin düzenlendiği yılın Ocak ayında belirlenen 1. dereceden 4. kademe uzman hekim net maaşının üçte birini geçmeyecek şekilde, TRD MYK tarafından belirlenir. On-site kayıt ücreti en yüksek olacak şekilde düzenlemeler yapar. TRD üyesi katılımcıların katılım ücreti, diğer katılımcılara göre daha düşük olarak tespit edilir.

8. YÖNERGE DEĞİŞİKLİĞİ VE YÜRÜRLÜK
Türk Radyoloji Derneği Ulusal Kongre Düzenleme Yönergesi’ndeki değişiklik ve ilaveleri TRD MYK yapar. Bu yönerge hükümleri TRD MYK toplantısında onaylanarak yürürlüğe girer.